Podemos pensar, y en general suele ser así, que una carta de pedido es consecuencia de una carta de oferta anterior, pero en muchas ocasiones son los comerciantes o clientes los que se dirigen mediante un modelo de carta de pedido de forma espontánea y por iniciativa propia exponiendo su petición o el formato de su pedido.

Lo más importante en este tipo de cartas de pedido es planificar anteriormente lo que se va a pedir. Por norma general suelen ser grandes listados de artículos con sus precios y sus unidades, o expresado en cantidades o cajas…etc. Por lo tanto no queremos equivocarnos y requiere que repasemos concienzudamente una y otra vez el modelo de carta de pedido antes de enviarse.

Conviene también indicarle a la casa vendedora a la que enviamos el pedido que nos responda confirmándolo lo antes posible indicándonos también si existe algún problema de forma que tengamos un margen de maniobra para rectificar o hacer cambios.

Los plazos de entrega y sistemas de envío también son importantes a la hora de hacer un pedido. No olvidarse del sistema de pago o cobro, si nos hacen descuentos por compras superiores a cierto numero de productos o no. Formas de financiación, comisiones, primas …etc.

Todos estos aspectos son de máxima importancia en función de nuestras necesidades de venta o de adquisición de productos.

Otro dato importante dentro de la carta de pedido es conocer claramente los gastos de envío. Aquí el dato importante es conocer el peso, los gastos de embalaje, conocer si el peso que estamos pidiendo incluye el embalaje o se refiere al peso neto y no bruto… etc. Conviene matizar todos estos datos, o si se desconocen hacérselos saber dentro de la carta de despido.

A modo legal, se suele informar sobre si la carta de pedido se debe reintegrar como un contrato o como un documento de cargo. De esta forma se evitan complicaciones legales.

Ejemplo modelo Carta de Pedido

Presentaciones: Toda aquella persona que pretenda ocupar un cargo o desempeñar un trabajo que aún no tenga, debe anotar en su cuaderno de metas la obligación de redactar un modelo carta presentación.

Ya sea antes o después de ser elegido para el dicho cargo, es muy importante presentarse de forma correcta a las personas que le han dado el puesto, o aún más importante, a las personas que están pensando darle o no el puesto a usted.

Resulta una buena estrategia que la persona interesada no se presente por sí misma, sino que utilice a una tercera persona, que puede ser su anterior jefe, o un compañero de trabajo que ya ocupe un lugar dentro de la nueva empresa y pueda presentar de buenas maneras al nuevo aspirante.

A la hora de presentar una autocandidatura a una empresa para solicitar un trabajo, es necesario adjuntar junto a la carta el CV o curriculum vitae, dentro del ámbito laboral que se ajusta a nuestras cualidades y dentro del contexto de servicios que deseamos prestar a la empresa. También resulta importante incluir si dominamos algún idioma, sobre todo el inglés, y si tenemos dominio de alguna otra cualidad personal.

Ejemplo modelo Carta de Presentación  de curriculum vitae a una empresa

No es muy útil informar a los clientes, si lo vamos a hacer con un estilo y manejando palabras pesadas de leer o que no se llegan a comprender bien. En este documento vamos a intentar enseñar las claves generales para la correcta redacción de cartas comerciales, y las diferentes partes  que debemos indicar para conseguir al final una buena comunicación: En esencia, para conseguir una respuesta que sea satisfactoria.

Dentro de un ambiente humano como es una empresa, aparecen problemas de comunicación, y solucionarlos es muy importante. La empresa necesita relacionase con el mundo exterior para no perder sus objetivos principales, que son los de poder ofrecer los productos que fabrican a los mercados.

Muchas veces, una empresa se extraña, y no entiende  porque después de realizar grandes esfuerzos en mantener informados a sus clientes sobre aquellos asuntos de interés para ellos, no logran que éstos se den cuenta o no logran obtener una respuesta satisfactoria. Mediante de un fácil análisis es posible visualizar que en estos asuntos, el que recibe el mensaje no ha captado la idea porque, o tiene un texto demasiado extenso, o quizá está redactado con palabras demasiado pesadas o de difícil comprensión.

Ahora bien, Estos establecimientos necesitan reconsiderar que lo que están haciendo  es enviar premisas de amor a su público. La necesidad de seducirles depende de una utilización correcta de varias normas estéticas y de una estructura de contenido correcta.

Aquí hay unas pautas correctas para todo tipo de redacción:

– Cuidado la ortografía. Los errores de ortografía distorsionan el efecto que queremos transmitir, el subconsciente los capta y la imagen de rechazo se crea de forma irreversible.

– Los signos de puntuación: Aunque parezca mentira, un exceso de comas hace más difícil la lectura de una carta. Se recarga la información y se logra un efecto de pesadez en su lectura, debemos por tanto usar los signos de puntuación en su justa medida.

– La tipografía. Se trata del conjunto de caracteres que usamos al redactar nuestros documentos. Los programas tipo Word nos hacen más fácil el utilizar diversas tipografías. La imagen corporativa debe utilizar siempre la misma tipografía  para todos los textos.

– Alineación: Una buena alineación facilita la correcta lectura y la hace agradable a la vista. Se trata de cuidar la estética y la uniformidad de los escritos. Se recomienda la justificación del margen derecho para no crear una imagen de desorden.

– Es también recomendable usar el doble espaciado entre líneas.

– Utilizar  negritas, subrayados y cursivas solo para destacar aquellas palabras relevantes de la carta, sin abusar  para no caer en excesivas frases que recargan el contenido.

– Se ha de conocer que por norma habitual un párrafo corto invita a leer de manera mas agradable que un párrafo largo.

Aparte de  estas pautas estéticas, también debemos enfocarnos en los objetivos por los cuales redactamos el documento, de manera que el cliente preste atención a nuestro objetivo.

– Es importante saber de antemano el tipo de cliente o la base de datos específica a la que vamos a enviar nuestras cartas. Cuanto mejor conozcamos el público, mejor sabremos como enfocar la redacción.

– Es conveniente por tanto dividir en grupos específicos nuestra base de datos de clientes. Y a partir de entonces, crear una estrategia de comunicaciones diferentes para cada grupo.

– Y para finalizar, debemos poner en orden las ideas y datos informativos de modo que nos facilite la redacción:

– Una Introducción

– El objetivo: Que capte nuestra atención

– El contenido: La información por la que nos ponemos en contacto, adaptada al grupo específico.

– El desenlace: Resto de información secundaria.

– Una despedida cordial: adaptada también al tipo de personas dirigida.

Con la aplicación de estas pautas vamos a conseguir documentos comerciales útiles, que lograran captar el interés de nuestro público y de posibles futuros clientes.

Es también importante destacarnos del resto de nuestros competidores mediante nuestro toque personal, algún comentario gracioso o que destaque que nos haga especiales, aquí entra en juego nuestra capacidad para la creatividad. Alguna frase o eslogan como “SI USTED LO NECESITA NOSOTROS LO TENEMOS“…

Por último, conviene clasificar nuestros documentos y mantenerlos ordenados y realizar de forma periódica los estudios pertinentes para conocer qué tipo de carta logra los mejores objetivos, de esta forma aprenderemos de nuestros errores.